Expediente Electrónico Entrerriano: Logros y Desafíos.

 

 Expediente Electrónico: logros y desafíos

Rosa Alicia R. Warlet (*)

 

 

Sumario: 1. Introducción. 2. Expediente electrónico. 3. Entre coexistencia de normas y logros. 4. Entre anacronismos y adaptaciones. 5. Desafíos y nuevas metas. 5.1. Perspectiva de vulnerabilidad. 5.2. Sistema de gestión único. 5.3. Plan de capacitación continuo. 6.. A modo de conclusión.

 

1.- Introducción

La justicia digital no admite retroceso. El cambio –que a veces nos agrada y otras veces nos incomoda porque nos hace salir de nuestra zona de confort– es inevitable; no es opcional ni facultativo. Por eso, a seis años de la implementación de las notificaciones judiciales electrónicas en la provincia de Entre Ríos —primer eslabón en el camino al expediente electrónico—, resulta oportuno hacer un balance de los avances, los desafíos y las metas futuras para avanzar hacia una justicia más moderna, eficiente y accesible para todos.

2.- Expediente electrónico

La implementación del expediente electrónico produce diversos beneficios tales como una mayor celeridad en los plazos procesales, seguridad, transparencia, protección de la información y el cuidado del medio ambiente a través de la denominada despapelización. Afirman Bielli - Nizzo que, en lo que respecta al campo eminentemente técnico, “el expediente electrónico se manifiesta a través de la utilización de sistemas informáticos donde se aloja, analiza, resguarda, comunica y procesa toda aquella información ingresada por los operadores jurídicos, siendo así el espacio virtual donde confluye toda aquella serie de actos procesales que son requeridos para la válida tramitación de un proceso judicial”[1].  Pensar en un proceso electrónico supone aplicar principios inherentes como desmaterialización, automatización, instantaneidad, hiperrealidad. Como dice acertadamente Ordóñez, con relación al ordenamiento procesal de su provincia pero plenamente aplicable al nuestro por analogía, “Constituye un pecado capital seguir rigiendo a estos poderosos recursos informáticos aplicados al proceso, que se caracterizan por su fluidez, inmediatez, celeridad y dinamismo, por un ordenamiento ritual que fue ideado por los legisladores  y desarrollado por la doctrina y la jurisprudencia desde un lado absolutamente opuesto, desde el plano de soporte papel, caracterizado por su rigidez, mediatez y sacramentalismo”.

3.- Entre coexistencia de normas y logros

La Ley N° 9776 (Código Procesal Civil y Comercial) -al incluir como medios de notificación a medios electrónicos que prevean otras leyes y a la video registración de audiencias- dejó abierta la posibilidad para la implementación de adelantos tecnológicos que fue completada por la Ley N° 10500, piedra basal del expediente electrónico e incorporar el principio de equivalencia funcional.

Coexisten con el Código Procesal, los Acuerdos Generales STJ N°15/2018 y N° 18/2018 que aprobaron el Reglamento del Sistema de Notificaciones Electrónicas y el Reglamento de Gestión de la Prueba – Proceso por Audiencias para el Fuero Civil y Comercial, que luego se extiende a los fueros de Familia y Laboral.

La irrupción de la Pandemia COVID 19 y el aislamiento preventivo social y obligatorio, aceleran el ritmo transformador y se dicta el Acuerdo Especial STJ del 27/04/2020 que habilita el módulo subida de escritos y aprueba el “Reglamento Nº 1 de Presentaciones Electrónicas en el contexto de Pandemia y Emergencia Sanitaria Fueros no Penales”.

Las notificaciones electrónicas son obligatorias salvo en caso de traslado de demanda y notificaciones al domicilio real, asimismo, todo escrito presentado -inclusive los que excepcionalmente se permite lo sean en soporte papel- deberá proveerse y firmarse electrónica y/o digitalmente por el juez o funcionario respectivo, en tanto el expediente judicial es digital conforme artículo 18 del Reglamento N°1 Presentaciones Electrónicas. También se ha aprobado el Reglamento de Subastas Judiciales Electrónicas[2] las que se realizan desde el Portal de Subastas Judiciales Electrónicas, se reguló el uso de firma digital para las resoluciones judiciales, las órdenes de pago electrónico (OPE) y el año pasado, se introdujeron mejoras bajo la denominación “Mesa Virtual 2” que incluyen la subida de las grabaciones de audiencias.

Nuestro expediente electrónico tal y como lo conocemos, con algunas resistencias, ha ido evolucionando retroalimentado por el feedback con los usuarios, ha sido una herramienta ágil y eficaz para continuar trabajando en épocas de emergencia sanitaria, ha logrado un excelente nivel de adaptación reafirmando que el proceso no tiene retroceso. Y, también muy importante, tal como debe ser, continúa en evolución y atento a los cambios tecnológicos[3].

Resalto en el régimen actual cuatro puntos que me parecen superadores y distintivos de nuestro expediente electrónico:

«  La Auditoría del Sistema, cuya finalidad es procurar una mayor eficacia en lo que respecta a la consolidación del proceso electrónico. Resulta acertada la inclusión de mecanismos de control del sistema informático, tanto software como hardware que permite brindar seguridad y certeza respecto de la producción regular de los actos procesales electrónicos. El Dpto. Informática es responsable de mantener en funcionamiento permanente los elementos técnicos y procedimientos necesarios para realizar las notificaciones y presentaciones electrónicas como asimismo auditar los registros del Sistema. El procedimiento previsto consiste en un pedido de informe al Administrador del Sistema, ordenado de oficio o a pedido de parte.

«  El criterio flexible incorporado como valiosa pauta interpretativa, con fundamento en criterio de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. Tiende a hacer prevalecer la adecuada protección del derecho de defensa y el debido proceso y morigerar el impacto del sistema. Conforme el art. 11 del Reglamento SNE y el art. 19 del Reglamento N° 1 de Presentaciones electrónica, corresponde emplear un criterio flexible a la hora de evaluar los conflictos que pudieran suscitarse con motivo de la aplicación de los reglamentos evitando cualquier exceso de rigor ritual en su especial contexto.

«  Las guías de buenas prácticas surgieron ante la necesidad de unificar criterios con referencia a las modalidades de su aplicación, lo cual se estimó redundaría en brindar mayor confianza a los operadores. En tal sentido, se dictaron la Guía de Buenas prácticas en el uso del SNE para organismos judiciales[4] y la Actualización N° 1 Guía de Buenas prácticas para organismos judiciales[5]. Por Acuerdo STJ N° 23/2019, las guías son de carácter obligatorio.

«  La Comisión Asesora de Seguimiento SNE y Expediente Digital -formada por Acuerdo General N° 31/2018- conformada por Magistrados, Funcionarios, Técnicos y Representantes del Colegio de la Abogacía de Entre Ríos, “ha facilitado la retroalimentación con los usuarios coadyuvando al diagnóstico de problemas, supervisión del uso correcto, la elaboración y difusión de buenas prácticas proponer mejoras necesarias mediante la organización de capacitaciones e intervención en expedientes en los que se les corre vista”[6].

4.- Entre anacronismos y adaptaciones

Tengamos presente la especial naturaleza del expediente electrónica y la necesidad de normas especialmente diseñadas para un ecosistema digital. Hasta aquí, la reglamentación del expediente electrónico es por vía de Acordada y tiene el carácter de complementario y reglamentario de la Ley N° 9776 y Ley N° 10500. Las Acordadas tienen la ventaja de ser flexibles a la hora de introducir reformas.

Considero que, teniendo en cuenta el art. 2 de la Ley N° 10500, el art. 819 del CPCC -dictado de Acordadas para reglamentar el CPCC- y el art. 37 inc.16 de la Ley Orgánica del Poder Judicial N° 6902 -atribución de dictar las reglamentaciones conducentes al debido ejercicio de las funciones que le acuerden las leyes- el Superior Tribunal de Justicia está facultado para dictar reglamentaciones para materializar el expediente electrónico. Ahora bien, en este caso, es necesario dejar en claro que estas facultades reglamentarias deben ser limitadas al campo de la práctica forense y en consonancia con las mandas procesales establecidas en los códigos rituales. Pues, “una reglamentación emitida por Acuerdo, Acordada o Resolución, no puede, bajo ningún punto de vista, implicar una modificación sustancial a las formas procedimentales, en tanto tal facultad sólo ha de quedar reservada exclusivamente al legislador”[7].
Hubo sectores que se opusieron a esta reglamentación asignándoles el carácter de inconstitucionales. La jurisprudencia ha tenido ocasión de pronunciarse al respecto. Así la Sala II de la Cámara II de Paraná ha confirmado rechazo de inconstitucionalidad de las notificaciones electrónicas poniendo de resalto que se impone una exégesis armonizante, entre las normas del art. 2 de la Ley N° 10500 y el art. 37 inc. 16° de la LOPJ y las del C.P.C.C., que posibiliten la incorporación de la tecnología al proceso, con lo que se gana en eficiencia, transparencia y celeridad[8].

También se ha propiciado la incorporación de las normas reglamentarias actuales a una eventual reforma procesal.

En el XIII Congreso Provincial de Derecho, se aprobó, con referencia a reforma procesal, la siguiente conclusión: “Tanto la entrada en vigencia del Código Civil y Comercial, como la de la Ley Procesal de Familia y la implementación del expediente electrónico han2desactualizado nuestro Código Procesal. Es necesario eliminar las normas derogadas o que resultan inaplicables por la entrada en vigencia del Código Civil y Comercial y de la Ley Procesal de Familia, así como las referencias al derogado Código Civil, reemplazándolas, en su caso, por las pertinentes del primero, e incorporar las innovaciones que este mismo ha introducido aplicables en el Proceso. Es de toda necesidad la reforma del Código Procesal Civil y Comercial para adecuarlo a las actuales circunstancias. La tarea no sólo es necesaria; es urgente. La oportunidad será propicia para mejorar la redacción de algunos textos, aclarar ciertas normas e introducir modificaciones tendientes a agilizar los procesos”[9].
Ahora bien, en caso de reforma procesal y la regulación de expediente electrónico en un código procesal, habrá que tener en cuenta que aún estamos en proceso hacia la conformación final del expediente electrónico que, no olvidemos, tiene principios propios y nunca se debe perder de vista el innegable y continuo dinamismo tecnológico, que cada vez parece más acelerado, lo cual exige flexibilidad normativa.
Algunos institutos regulados a la fecha, son incompatibles con la lógica digital, están destinados a desaparecer, otros de difícil adaptación sufrirán modificaciones y también se abrirá paso a nuevas herramientas pensadas para un entorno digital. Sin ánimo de ser taxativa, veamos algunos ejemplos:

«  La anotación de peticiones en general de mero trámite firmada por el  -art.114 CPCC- carece de operatividad porque todas las peticiones deben ser canalizadas en forma electrónica, desaparecieron las constancias en formato papel.

«  El escrito firmado a ruego -art.116 CPCC- ante el secretario o jefe de despacho, tampoco se conservaría.

«  Las copias para traslado -art.117 CPCC.- sólo tienen fundamento mientras la única forma de notificar la demanda sea mediante la cédula papel.

«  El Libro de asistencia[10] -art.130 CPCC-, se torna innecesario por la inmaterialidad de las actuaciones, máxime que al fimarse la resolución queda “disponible”, entonces recién se perfecciona la notificación martes y viernes o día siguiente hábil, salvo supuestos excepcionales como los que poseen habilitación de día y hora.

«  El Cargo ahora es sistémico, con firma digital, brinda fecha y hora de preentación, en qué expediente se presentó, ante qué organismo, cuál es la descripción del escrito y contiene el sha es decir la huella digital del documento, Además queda almacenado en la pestaña “Presentaciones” lo que permite es un resguardo contra los extravíos; también puede bajarse o imprimirse las veces que fuere necesario.

«  El plazo de gracia del art.121 CPCC, continúa vigente, ha sido correctamente mantenido por el Reglamento de Presentaciones Electrónicas N° 1. En el XIII Congreso Provincial de Derecho tuve la oportunidad de presentar una ponencia sobre el particular. La conclusión aprobada expresa: “Teniendo en consideración fundamentalmente que: a.- El plazo de gracia se basa en la seguridad jurídica y la protección del debido ejercicio de los derechos. b.- Es un instituto muy arraigado en el quehacer profesional que forma parte del ADN del profesional de la abogacía. c.- El plazo de gracia no le resta eficacia al proceso electrónico por el contrario, facilita que la tutela judicial efectiva y el acceso a la justicia se hagan efectivos, se propicia que en una futura reforma procesal, se mantenga la regulación del plazo de gracia en el expediente electrónico[11]”.

«  Ampliación del plazo por distancia ; en momentos en que se propicia una flexibilización de los principios procesales y que el mismo Reglamento N° 1 consagra el criterio de interpretación flexible, sería conducente profundizar su análisis propiciando su mantenimiento.

«  Los testados, los desgloses, están anclados a la lógica papel. Lo mismo podría decirse de la reconstrucción del expediente aunque hay legislaciones que preveen la reconstrucción digital con un procedimiento similar al que se utiliza históricamente con el expediente papel. Préstamo de exptes. arts.124 CPCC limitado al remanente papel

«  La notificación tácita por retiro del expediente art.131 CPCC en los casos del art.124  y retiro de copias de escritos también responde a lógica papel .

«  La notificación personal o por cédula art.132 CPCC debiera reemplazarse por la notificación electrónica. regla general regulada y hoy día aceptada.

«  Los medios de notificación de art.133 CPCC con referencia al traslado de la demanda han generado la controversia relativa a si se pueden incluir o no otros medios . El caso típico es el de notificación por whatsapp que durante la emergencia sanitaria fue utilizado con ciertas controversias y prevenciones pero ahora, en la nueva normalidad, la jurisprudencia se encuentra dividida.

«  La Cámara II Sala III de Paraná ha resuelto que: “...en caso de decidirse su utilización la misma sea fundada -por ser una opción diversa a la legal- y principalmente, que se concreten los ajustes pertinentes que permitan cumplir adecuadamente la finalidad del acto, entre los que es necesario mencionar la necesidad de que exista un adecuado anoticiamiento al destinatario -compatible con el medio utilizado- respecto de qué es lo que se le está notificando, de modo que le permita advertir en la misma recepción del mensaje, la relevancia y urgencia de lo que se le está comunicando judicialmente por esa vía (cfr. Vido Martina, op.cit.). Ello, en tanto no exista una disposición o reglamentación de tipo general que habilite el uso del Whatsapp como medio alternativo a los previstos  en el art. art. 133 CPCCER”[12]. En cambio, la Sala Civil y Comercial de la Cámara de Gualeguaychú en un caso de filiación con demandado domiciliado en el extranjero, si bien el voto minoritario -valorando esas circunstancias- adopta esta solución, por mayoría resuelve ordenar la notificación de “conformidad con lo dispuesto por el art. 133 inciso 4° del CPCC, sin perjuicio de la eventual aplicación del art. 142 del CPCC para el caso que la parte actora desconozca a ciencia cierta el domicilio concreto y fehaciente de las personas que deba notificar y cumpla los requisitos de este artículo”[13]. Es un debate que debe continuarse y resolverse en pos de un proceso eficiente.

5.- Desafíos y nuevas metas

Algunas cuestiones que interpreto que deben ser consideradas:

5.1.- Perspectiva de vulnerabilidad

Resulta necesario atender la problemática de la vulnerabilidad -de raigambre constitucional- debido a que los avances tecnológicos han profundizado y ampliado la brecha digital, con el consiguiente riesgo de exclusión digital de sujetos vulnerables. En el XIII Congreso Provincial de Derecho en la Comisión VI Derecho Procesal Civil y Comercial e Innovación tecnológica, se puso en evidencia la necesidad de tomar definiciones sobre el tema. Se aprobaron las siguientes conclusiones: 1) Propiciar la utilización de criterios de razonabilidad y proporcionalidad para que las personas en condición de vulnerabilidad que ingresen al proceso no sufran mayor daño ni se revictimicen y puedan ser resueltos sus conflictos[14]. 2) Recomendar que “...en una próxima reforma, mediante normas con nuevas estructuras diferenciadas y flexibles se diseñe un proceso más ágil que permita garantizar el acceso a la justicia de las personas vulnerables y juzgar con perspectiva de vulnerabilidad, en clave de derechos humanos… Se mantenga la inversión destinada a infraestructura digital para hacer viable la adaptación del sistema informático judicial y portal web con el objeto de asegurar a las personas vulnerables condiciones de seguridad y confiabilidad en forma escalable y accesible”[15].
Hasta tanto se pueda implementar una solución a medida, recurriendo a la interpretación flexible en procesos en los que intervengan personas vulnerables, podría construirse la base para juzgar con perspectiva de vulnerabilidad. Esa sería una solución alternativa, provisoria por lo que resulta necesario adecuar el sistema informático para acceso a los vulnerables. Corresponde al Superior Tribunal de Justicia arbitrar los medios para hacerlo efectivo pues existe una delegación reglamentaria prescripta por la Ley 10500 en su art.2.
5.2- Sistema de gestión único

En un sistema procesal de litigación en formato digital, “se descentraliza la información, y el expediente en formato digital debe cumplir el requisito de accesibilidad y libre acceso a la información que lo forma, el marco debe ser seguro, la plataforma debe ser segura por la información allí contenida”[16]. El cumplimiento de estos recaudos facilita garantizar la tutela judicial efectiva. Por ello, resulta imprescindible mantener el ritmo de trabajo que se ha desarrollado desde el inicio en pos de tener un sistema de gestión único que debe ser integral, parametrizable y esencialmente adaptable a las necesidades de cada fuero o tipo de proceso y prever plan de contingencia.
5.3.- Plan de capacitación continuo
Este plan de capacitación continuo debe ser destinado a operadores del sistema y también a usuario para asegurar la adopción efectiva de las nuevas tecnologías.
6.- A modo de conclusión
Concluir sobre una materia en constante evolución, especialmente con la intensificación del uso de la inteligencia artificial, es un desafío. No obstante, el camino hacia la digitalización ha demostrado ser irreversible, aunque quede mucho por recorrer. Los logros alcanzados deben ser preservados por su efectividad y beneficios claros. No volveremos a la tramitación en papel, a los largos tiempos de notificación que tanto daño causaron a la imagen del proceso ni a la limitada transparencia y accesibilidad claramente superadas por los sistemas digitales.
La experiencia ha demostrado que la digitalización es el futuro inevitable de la justicia, y los beneficios obtenidos hasta ahora proporcionan una base sólida para construir el futuro de la justicia en Entre Ríos.

 

 

 

(*)  Abogada. Mediadora. Especialista Derecho Procesal Civil y Comercial. Directora Instituto de Derecho Procesal Civil  y Comercial del Colegio de la Abogacía de Entre Ríos. Directora del Instituto Argentino de Derecho Procesal Informático.

 

[1] BIELLI Gastón - NIZZO Leonel, El contralor efectivo del Sistema de Gestión Judicial. Su impacto procesal en el expediente judicial electrónico. Cita online: AR/DOC/1809/2018

[2] Acuerdo General N° 29/2021

[3] https://www.jusentrerios.gov.ar/?s=inteligencia+artificial

[4] Para sistematizar reglas que se estaban aplicando cotidianamente, y a la para que unifica y criterios dispares, contiene precisiones respecto de la copia para traslado que se remite vía, mail también sobre reglas para pericias e identificación de proveídos en historia de textos.

[5] Clarifican aspectos relacionados con la forma de presentación electrónica de los escritos de parte, auxiliares de justicia y Ministerios Públicos, los escritos presentados con habilitación de días y horas, deben contener esa expresión en el documento, realizándose en días y/u horarios inhábiles, el profesional deberá dar aviso a la MIP o guardia de la jurisdicción pertinente, para que se informe al organismo; en cuestiones urgentes incluyendo amparos. Respecto de los Ministerios Públicos, la notificación de intervenciones y vistas se efectúa por el SNE, aún en los supuestos de expedientes mixtos. La Guía también contiene reglas con recomendaciones para los organismos judiciales. En tal sentido, las providencias deben describir de la mejor manera posible en el título, lo que se despacha y en especial, si se confiere vista a Ministerios Públicos o se convoca audiencia, indicar de modo expreso.

[6] RAMIREZ AMABLE, Valentina y otras, Singularidad del expediente electrónico entrerriano, Citar: elDial DC2E55

[7] BIELLI Gastón. NIZZO, Leonel, Pautas generales para la implementación del expediente judicial electrónico en aquellas jurisdicciones que aún no lo han consagrado. Cita Online: AR/DOC/2372/2018

[8] Cámara II Sala II Paraná, DIAZ, Irma Leonor s/ Homologación de convenio" (CIVIL)" Expte.N° 11308, 20/05/2020, recuperado de:  ttp://jur.jusentrerios.gov.ar/jur/aplicacion.php?ah=st6567fdfac67a52.75560776&ai=jur%7C%7Cnewpublica 

[9] XIII Congreso Provincial de Derecho, Paraná 20, 21 y 22/10/2022, Comisión VI Derecho Procesal Civil y Comercial e Innovación Tecnológica, ponencia presentada por el Dr. José Horacio Turchetti, titulada “Necesidad de la reforma del Código Procesal Civil y Comercial”

[10] En el PJN la solución dada a esta cuestión es el botón ideado para “Dejar nota” pero, no tiene mucho sentido con un expediente online

[11] WARLET Rosa Alicia, “Plazo de gracia en el derecho procesal electrónico entrerriano” ponencia aprobada en el XIII Congreso Provincial de Derecho - Paraná 20, 21 y 22/10/2023. Recuperado de: https://drive.google.com/file/d/1Whp5lD9Et_uwDn7HlJC_qScppQ_itp2_/view

[12]Cámara II Sala III Paraná, Autos: N° 11164 "L. V. Y. c/ S. R. N. S. Alimentos y litis expensas s/ incidente  nulidad (digital)”, 14/03/2023. Recuperado de Mesa Virtual: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://mesavirtualpublica.jusentrerios.gov.ar/api/archivos/archivo/6324a51bc3a5bf000838bc9b/64111a6777fc4c00085864be?format=pdf

[13] Cámara de Gualeguaychú Sala Civil y Comercial Autos N° 5037/F. Recuperado de Mesa Virtual: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://mesavirtualpublica.jusentrerios.gov.ar/api/archivos/archivo/64db8b7391d4010008689d6c/65326d9219b9c40008b442ae?format=pdf 

[14] XIII Congreso Provincial de Derecho, Comisión VI, ponencia aprobada por mayoría SAXER, Andrea. “Refuerzos procesales para mitigar las vulnerabilidades reales”. Recuperado de: https://drive.google.com/file/d/1Whp5lD9Et_uwDn7HlJC_qScppQ_itp2_/view

[15] XIII Congreso Provincial de Derecho, Comisión VI, ponencia aprobada por mayoría WARLET, Rosa Alicia, “Vulnerabilidad, brecha digital y proceso electrónico”. Recuperado de: https://drive.google.com/file/d/1Whp5lD9Et_uwDn7HlJC_qScppQ_itp2_/view   

[16] VEGLIA, Gimena, “Expediente judicial en formato digital”, Colegio de Abogados de San Isidro. Recuperado de: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.casi.com.ar/sites/default/files/Manual%20EXPEDIENTE%20DIGITAL.pdf

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